ВЪЗМОЖНОСТИ ЗА УСЪВЪРШЕНСТВАНЕ НА СЧЕТОВОДНО-ИНФОРМАЦИОННОТО ОСИГУРЯВАНЕ НА БЕЗНАЛИЧНИТЕ ПЛАЩАНИЯ В СТРАНАТА
Десислава Маврова
Нов Български Университет
Резюме: Счетоводното отразяване на безналичните плащания заема изключително важно място от труда на счетоводния апарат в банките предвид широкото приложение на тези плащанията. Спецификата тук е следната: първо, по отношение на безналичните плащания се наблюдава изключително голяма аналитичност, като на практика без нея е невъзможно да се осъществи счетоводно-отчетния процес. Второ, специфичното е, че информационното обезпечаване се базира на документи, които най-често са съставени от самия банков клиент, а банковия счетоводител има задължението да провери коректността на попълнените данни. Друга специфика е свързана с евентуалните възможности (рискове) от банкови грешки. Независимо от наличния софтуер, съществуват възможности за подобни грешки, като счетоводните операции са относително опростени- обикновено се правят обратни записвания или се сторнират сумите. За разлика от това, самата процедура, свързана с уведомяване и връзка между отделните банкови отдели е доста сложна. Част от тези въпроси намират възможностимясто в настоящата разработка.
Ключови думи: безналични плащания, банки, счетоводно-информационно обезпечаване, счетоводна отчетност.
POTENTIAL FOR IMPROVEMENT OF ACCOUNTING-INFORMATION PROCESS RELATED TO CASHLESS PAYMENTS
Desislava Mavrova
New Bulgarian University
Resume: Accounting of cashless payments occupies a very important place of work of the accounting apparatus in banks because of the widespread use of these payments. The specificity here is the following: first, there are a lot of analytical accounts related to cashless payments and without them it is impossible to have accounting and reporting process. Second, the specific is that information is based on documents that are mostly composed of the bank customer and bank accountant is obliged to verify the correctness of the data given. Another characteristic is related to the possible consequences (risks) from bank errors. Regardless of the available software, there is chance for similar errors and accounting operations are relatively streamlined- usually make reverse entries. In contrast, the procedure itself associated with notification and connection between bank departments is quite complicated. Some of these issues find their place in the current paper.
Key words: cashless payment, banks, accounting information, accounitng
Същност, значение и необходимост от счетоводно - информационно обезпечаване на безналичните плащания
Счетоводният цикъл "обхваща процедурите, които трябва да бъдат осъществени от началото до края на отчетния период в т.ч. и съставянето на финансовия отчет. Той включва:
1. Документиране на протеклите операции и други събития;
2. Анализ и осчетоводяване на документираните операции;
3. Систематизиране на осчетоводената информация;
4. Приключване на счетоводните сметки и изготвяне на оборотна ведомост;
5. Съставяне на финансов отчет;
6. Разкриване на счетоводните сметки за следващия отчетен период." [3]
На практика, счетоводният цикъл започва от документирането на даден тип операция, събитие или дейност. В банковата дейност, особено при платежното посредничество, ако липсва надлежно подписан и заверен от клиента документ -договор, платежно нареждане, чек или друг тип документ, то не се съставя и статия. Ето защо, счетоводното информационно обезпечаване в банковата дейност има съществено значение за целия счетоводен цикъл. Нещо повече, тъй като много често самите безналични операции се осъществяват с партньорството не само на отделни банкови единици, но и на Централния банков орган и/или платежните оператори, то и самото им счетоводно -информационно обезпечаване е в зависимост от подадените или приетите масиви от информационни данни. Или, необходимостта от счетоводното информационно обезпечаване в банковата платежна дейност се свързва с:
· нормативната база и Закона за счетоводството, които банките са длъжни да спазват;
· наличието на множество операции, по-голямата част от които включват и трети участници, освен банковите клиенти- БНБ, платежните оператори, банките -контрагенти;
· отговорността, която банките поемат към своите клиенти и към техните средства.
Посоченото по-горе съществено усложнява банковата отчетност, свързана с платежното посредничество.
Организация на синтетичното и аналитичното отчитане при безналичните плащания в банковия сектор
При отчитането на отделните видове безналични плащания в банковия сектор се използва система от сметки, като въз основа на тази система и собствените си потребности, всяка банка създава подсистема от аналитичност. Промените, които са свързани със самите плащания се отразяват по отделните сметки, които се задължават и заверяват. Съществено значение за първоначалното синтезиране на счетоводната информация имат записванията по сметките от група 17 Привлечени средства по разплащателни сметки и други сметки в левове, като в банковата система аналитичното отчитане е организирано по титуляри на средствата. Освен това, в някои случаи се води и разграничение по вид на самото разплащане -типичен пример за това е разплащането, свързано с акредитива. Сметките, които се използват и са от група 17 Привлечени средства по разплащателни и други сметки в левове са пасивни, като тяхното дебитиране се отразява при всички случаи на намаление на наличните средства, а кредитирането - при увеличение на тези средства. Когато банката акумулира приходи от такси и комисионни, свързани с разплащанията, то тогава тези приходи се отразяват по кредита на сметка 7291 Приходи от такси и комисиони.
Разнообразните условни плащания и вземания, които възникват се отчитат чрез сметки от група 9, която включва както пасивни, така и активни сметки.
За банковата дейност, свързана с безналичните плащания е характерно задължителното аналитично отчитане - на практика, не е възможно да се отразяват ефективно и коректно банковите дейности, свързани с плащанията, ако последните не се заведат по съответната аналитична сметка.
Детайлността и аналитичността е задължителна, тъй като дава възможност да се определят промените, които са свързани или с поетите от банката ангажименти или пък със задълженията към самата банка.
Или, може да се съгласим с В. Меразчиев, който заявява, че "Пълната и точна информационна характеристика на взаимоотношенията между банките и техните клиенти изисква да се откриват и водят множество аналитични сметки."[1]
Счетоводното законодателство не поставя ограничения нито по отношение на броя водени аналитични сметки, нито по отношение на нивата им, а усъвършенстването на програмните счетоводни продукти дават възможност за аналитичност на нива по избор на самия клиент. Това е и причината, поради която " Затова взаимоотношенията между банка и всеки конкретен неин клиент се характеризират с няколко аналитични сметки (депозитни, разплащателни, специални, заемни и др.). Като се има предвид, че за тези взаимоотношения трябва да се поддържа актуална информация, то в банките е необходимо своевременно да бъдат отразявани по аналитичните сметки постоянно настъпващите промени в тези взаимоотношения. Освен това, ежедневно трябва да се поддържа равнението между аналитично и синтетично отчитане, което е едно от основните счетоводни правила." [1]
Технологични особености на разплащателния процес в търговските банки
При безналичните разплащания, както и при другите операции се използват множество документи, въз основа на които се осъществяват и самите счетоводни записвания. Основен документ за иницииране на плащане по кредитен превод е платежното нареждане за кредитен превод. Платежният документ се изготвя съгласно примерен образец и въз основа на този документ, банковия счетоводител осъществява и конкретното записване. Следователно, тук, информационното обезпечаване на счетоводното записване е свързано с попълнената и подадената от банковия клиент бланка, а една от задачите на банковия счетоводител е да установи верността и коректността при попълване на данните.
След последното, записванията са следните:
Д-т с/ка 1721 Привлечени средства по разплащателни сметки на предприятия в левове
- анал.с/ка на платеца
К-т с/ка 1721 Привлечени средства по разплащателни сметки на предприятия в левове
- анал. с/ка на бенефициента
Когато става въпрос за вътрешнобанково плащане операцията се отразява чрез системата за вътрешни разчети на банковата централа, като записванията са:
В клон "А", обслужващ платеца в платежния процес:
Д-т с/ка 1721 Привлечени средства по разплащателни сметки на предприятия в левове
- анал. с/ка на платеца
К-т с/ка 4620 Вътрешни разчети по вътрешнобанкови операции
В клон "Б", обслужващ бенефициента в платежния процес:
Д-т с/ка 4620 Вътрешни разчети по вътрешнобанкови операции
К-т с/ка 1721 Привлечени средства по разплащателни сметки на предприятия в левове
- анал. с/ка на бенефициента
При директния дебит, отново се изисква/ попълва документ, който служи за последващи счетоводни записвания, след като платецът депозира този документ в банката си.
Счетоводните записвания при участниците в платежния процес са аналогични на предходно посочените, като съществува разлика най-вече свързана с особеностите на документооборота и произтичащата от това друга поредност на счетоводните записвания.
Подходящо е изпълняваща платежна институция, обслужваща бенефициента да води небалансово отчитане чрез активната сметка 9231 Редовни чекове, полици и инкаса, изпратени за инкасиране в страната. Ето как се отразя поетия ангажимент от банката:
Д-т с/ка 9231 Редовни чекове, полици и инкаса, изпратени за инкасиране в страната
К-т с/ка 9998 Обща пасивна кореспондираща задбалансова сметка
След получаване на плащането, респективно, след получаване на съобщение тип МТ 104 Превод по нареждане за директен дебит (в БИСЕРА) или МТ 901 Потвърждение за извършен кредит (в RINGS), банката отписва условното си вземане чрез обратна на горепосочената счетоводна статия.
Когато банката отразява плащанията, свързани с терминални устройства, то това се отчита като самостоятелна оперативна каса извън офиса на банката, на която за счетоводни цели се присвоява съответната аналитична сметка (партида) към основната сметка 5011 Каса в левове. Счетоводните записвания се обезпечават информационно, благодарение на връзката между самия терминал, оператора - БОРИКА и счетоводната система на банката. Основното е, че при постъпване на информация за теглене на суми се дебитира сметка 1721 Привлечени средства по разплащателни сметки на предприятия в левове или 1722 Привлечени средства по разплащателни сметки на граждани и домакинства в левове срещу кредитиране на сметка Каса в лева. Аналитичността е свързана със съответното терминално устройство.
При междубанкови плащания, чрез националния оператор по системата RINGS, записванията са:
Д-т с/ка 1721 Привлечени средства по разплащателни сметки на предприятия в левове или
Д-т с/ка 1722 Привлечени средства по разплащателни сметки на граждани и домакинства в левове
- анал. с/ка на титуляра
К-т с/ка 5031 Разплащателна сметка при БНБ в левове
Технологията на платежния процес при междубанкови плащания чрез акредитив с предварително превеждане на средствата е значително сложна операция, като съгласно депозираното акредитивно нареждане търговската банка, обслужваща платеца събира сумата по акредитива от разплащателната или друга негова сметка. Излъчва се кредитен превод до банковата централа за последващ междубанков превод чрез БИСЕРА или RINGS. Счетоводните записвания са както следва:
за събраната сума по акредитива в клон "А"-платец:
Д-т с/ка 1721 Привлечени средства по разплащателни сметки на предприятия в левове - анал. с/ка на платеца
К-т с/ка 4610 Вътрешни разчети по междубанкови операции
При формиране на масив от съобщения SWIFT формат МТ 103 Кредитен превод се записва:
• банкова централа "А":
Д-т с/ка 4610 Вътрешни разчети по междубанкови операции
К-т с/ка 4351 Преводи, чакащи изпълнение и в рекламация
При получаване на съобщения от БНБ се записва:
- МТ 900 Потвърждение за извършен дебит. Счетоводни записвания:
• банкова централа "А":
Д-т с/ка 4351 Преводи, чакащи изпълнение и в рекламация
К-т с/ка 5031 Разплащателна сметка при БНБ в левове
- МТ 195 Информация за отхвърлено съобщение с попълнен код за грешка. Тук не се съставя счетоводна статия.
Получаване на съобщение тип МТ 900 Потвърждение за извършен дебит и излъчване на електронно съобщение:
Д-т с/ка 5031 Разплащателна сметка при БНБ в левове
К-т с/ка 4610 Вътрешни разчети по междубанкови операции
В банковия клон, обслужващ бенефициента, сумата по акредитива се блокира по специална акредитивна сметка. За счетоводно отчитане на блокирания авоар по сметката е предвидена счетоводната сметка 1733 Привлечени средства по открити акредитиви в левове. Аналитичното отчитане към нея се води по номер на акредитив и по титуляри.
Счетоводните записвания са както следва:
клон "Б":
Д-т с/ка 4610 Вътрешни разчети по междубанкови операции
К-т с/ка 1733 Привлечени средства по открити акредитиви в левове
- анал. с/ка на бенефициента
При уведомяването на бенефициента чрез екземпляр от акредитивно нареждане и отчет от акредитивната сметка за откриване на акредитив на негово име не се съставят счетоводни статии.
След като акредитива е усвоен и са представени комплектите от документи и е установено, че са изпълнени търговските условия се записва:
Д-т с/ка 1733 Привлечени средства по открити акредитиви в левове
- анал. с/ка на бенефициента
К-т с/ка 1721 Привлечени средства по разплащателни сметки на предприятия в левове
- анал. с/ка на бенефициента
От счетоводна гледна точка, закриването на акредитива се отразява с обратни на тези при неговото откриване счетоводни статии.
Макар и относително по-рядко използвана, чековата форма е възможен начин за осъществяване на транзакции, като според Ст. Стоянов, "Чековата форма на безналично плащане е интересна и уникална с факта, че при нея платежен документ и платежно средство е самият чек. Чекът може да се дефинира като писмено нареждане на платеца до обслужващата го банка да изплати на приносителя на самия чек или на посочено от него лице определена сума" [4].
Следователно, в случая, основното счетоводно-информационно обезпечаване е на базата на самия чек като документ.
Банката на платеца е тази, която осъществява основните записвания, като те се съставят още при издаването на самата чекова книжка. Разходът за издаването й се отразява като разход по икономически елементи срещу кредитиране на сметка от група 302 Материали. При отразяването на плащането по обикновения разплащателен чек се записва:
Д-т с/ка 1721 Привлечени средства по разплащателни сметки на предприятия в левове
- ан. с/ка "Платец"
К-т с/ка 5031 Разплащателна сметка при БНБ в левове
К-т с/ка от група 46 Вътрешни разчети
Когато средствата се заприходят в банката на бенефициента, по неговата сметка, то записването е следното:
Д-т с/ка 5031 Разплащателна сметка при БНБ в левове
Д-т с/ка от група 46 Вътрешни разчети
К-т с/ка 1721 Привлечени средства по разплащателни сметки на предприятия в левове
ан. с/ка "Бенефициент"
При счетоводното обслужване на операциите, свързани с чек с покритие, "счетоводните записвания в банката на платеца са свързани с отразяването на блокираните средства по специална сметка при издаването на чека или чековата книжка и при плащането на чек по реда на директния дебит." [4]
В банката на платеца се открива специална, наречена чекова сметка, при което се дебитира сметка 1721 "Привлечени средства по разплащателни сметки на предприятия в левове", като аналитичното отчитане е по името на платеца и се кредитира сметка 1735 "Привлечени средства по чекови сметки в левове", като тук аналитичното отчитане е по-богато -то е по вид на чека, по титуляр и по серия на самия документ.
При отразяване на плащането, записването е дебитиране на 1735 "Привлечени средства по чекови сметки в левове", със съответната аналитичност при кредитиране на сметките 5031 "Разплащателна сметка при БНБ в левове" и сметки от група 46 "Вътрешни разчети"
Банката- контрагент отразява обратната операция, при която се заверяват средствата по сметката на нейния клиент.
Удържаните такси се явяват вид приход за банките, като те се отчитат по кредита на сметка 7291 "Приходи от такси и комисиони" при аналитичност по сметка "Приходи от такси".
Специфични платежни операции и тяхното счетоводно третиране в търговските банки
Съществено важни и специфични банкови операции са тези, които са свързани с допуснати от банката грешки. Всяка банка има специално издадени процедури, свързани с корекциите на тези грешки, като тук ще се представи процедурата на търговска банка, функционираща на територията на страната. Необходимо е да се уточни, че става въпрос за грешки, допуснати от самата банка, а не за такива, които са свързани със сгрешени сметки и данни от страна на самия клиент.
Съобразно правилата в банката, като грешни операции се считат:
· погрешно посочен IBAN на получателя или на платеца;
· ако банката е обработила двукратно или многократно едно и също клиентско нареждане;
· ако банката е наредила различна от посочената в клиентското нареждане сума;
· ако банката е наредила плащане по получено искане за Директен дебит без налично съгласие от клиента.
Процедурата дефинира точно правата и задълженията на служителите, свързани с идентифициране на грешката, нейното установяване, докладване и последващи действия за коригирането й.
При част от действията, описани в процедурата има счетоводни записвания, а при друга част- не се предприемат такива.
При установяването на допуснатата по вина на Банката грешка, счетоводни записвания не се осъществяват, като банковите служители само идентифицират грешката и формулират съответния доклад. При необходимост се прави проверка на стойността на лихвата за забава. Ако клиентът не депозира подобно искане, то тогава лихва не се начислява и записване не се прави. При установяване на необходимост от плащане на подобна лихва, то тогава записването е по кредита на клиентската сметка, която се увеличава със стойността на лихвата срещу задължение на целеви разчет и/или резултатна сметка и/или сметка за провизии с размера на превода и/или законови лихви за забава и/или други лихви, начислени на клиента вследствие на неизпълнението или неточното изпълнение на дадената платежна операция.
След установяване на лихвените задължения и тяхното отразяване, банката извършва вече правилния превод, като задължава сметката на клиента с вярната сума. Извън счетоводно се създават два документа, в зависимост от самия получател:
· МТ192 - искане за канцелиране на грешния превод с подходящ текст за съответната грешка (при кредитен превод към небюджетен получател);
· МТ 192 - искане за корекция (при бюджетно платежно нареждане СЕБРА).
Ако грешката е свързана с бюджетен получател, то тогава се изготвя и официално писмо. Ако клиентът не е бюджетна организация, то се инициира контакт с него от страна на съответния мениджър.
Закриване на дебитното салдо по разчета от акаунт клас TAWPA става след:
· възстановяване на грешния превод от страна на банката на получателя;
· възстановяване на сумата от правомерния наредител (при сгрешен IBAN на наредителя, когато по сметката му към дата на установяване на грешката няма достатъчно средства и банката е възстановила средствата по некоректно дебитирания IBAN).
След приключване на процеса, документите се архивират.
Възможности за усъвършенстване на технологията и счетоводното отчитане на платежните операции и инструменти в търговските банки
Както всяка една друга система, така и банковата счетоводна система може да оптимизирана и подобрявана. Нещо повече, като се има предвид, че изискванията на съвременните потребители към банковото обслужване нарастват и също така -като се има предвид, че се променят и прилаганите информационни технологии в банковото счетоводство, то едно подобно усъвършенстване е задължително, независимо от това, че счетоводството в банковата дейност носи относително унифициран и стандартизиран характер и като цяло-възможностите за прилагане на творчество от страна на счетоводителя не са много.
Тук ще се разгледа възможността за подобряване на процеса при отчитане на директния дебит. При тази форма банката поема определен ангажимент пред своя клиент за бъдещото плащане. Ако обаче клиентът няма достатъчно наличност по сметката си, то банката няма да извърши и самото плащане. Тук може да се направи аналогия с овърдрафта. Споразуменията за разрешен неизползван овърдрафт се третират от банките като кредити, подлежащи на преразглеждане, при които заетите средства на практика са платими при поискване. В този смисъл може да се каже, че овърдрафтът представлява отменяем ангажимент. За размера на поетите от банката отменяеми ангажименти, може да се начислява "комисионна за ангажимент", ако това е заложено в сключения договор. Счетоводното отчитане на овърдрафта в банките има своите особености, в зависимост от етапа на осъществяване на кредитната операция, както следва: при сключване на договора, договарянето се осчетоводява чрез извън балансови счетоводни сметки. Използват се сметки от подгр. 952 Ангажименти - с/ка 9521"Разрешен неизползван овърдрафт в левове" и с/ка 9522 "Разрешен неизползван овърдрафт във валута". [2]
Сметките са пасивни, тъй като отразяват поемането на ангажимент от страна на банката за извършване на бъдещо прехвърляне на паричен ресурс по сметката на кредитополучателя. Кредитират срещу дебитиране на сметка: 9898 "Обща активна кореспондираща задбалансова сметка" при поемане на ангажимент от банката. Дебитират срещу кредитиране на сметка 9898 "Обща активна кореспондираща задбалансова сметка":
· при намаляване на ангажимента в резултат на ползване на овърдрафта;
· при изтичане на срока за валидност на ангажимента или при оттеглянето му от банката в случай на влошаване финансовото състояние на клиента.
Сметки 9521 "Разрешен неизползван овърдрафт в левове" и с/ка 9522 "Разрешен неизползван овърдрафт във валута" са безлихвени. Аналитичното отчитане към тях се води по кредитополучатели, по срок на ангажимента и по вид валута.
По аналогичен начин може да се разгледа и възможността за усъвършенстване на отчетния процес при директния дебит. Банката може да заведе поетия от нея ангажимент небалансово, като след като извърши операцията - приключи с обратна сметка.
Според авторите, "При ползване на овърдрафта - при необходимост от средства, с цел обслужване на банковия клиент, с който е сключено споразумение за кредит-овърдрафт, ползваната част следва да бъде изписана от задбалансовите позиции на банката и да бъде отразена като реално усвоен кредит." [2]
Предложението по отношение на директния дебит е следното:
Д-т с/ка 9898 Активна кореспондираща задбалансова сметка
К-т с/ка 952 Договорени ангажименти
-аналитична сметка 95211 Ангажимент по съгласие за директен дебит.
Стойността, с която ще се осъществи отчетния процес е ясна-заявената от клиента сума. В банките в момента няма подобно записване -т.е., поемането на самия ангажимент по отношение на плащането от страна на банката се води само документално и не намира счетоводно отражение.
Логиката на едно подобно предложение е следната: банката ще има информация във всеки един момент по отношение на поетите от нея ангажименти за плащания, за които клиентите са депозирали съгласия. Това ще подобри информацията, с която банката разполага по отношение на бъдещите й задължения към клиентите.
Литература
1. Меразчиев, В. Г. Баташки. (2002) Банково счетоводство, Свищов, 2002
2. Йосифова, Д. (19.06.2006). Овърдрафт - характеристика и счетоводно отразяване в банките и в предприятията -кредитополучатели, Сиела Счетоводство
3. Райнов, Б. (23.11.2010). Счетоводен цикъл, Правна система Сиела
4. Стоянов, Ст. Сн. Башева, Д. Фесчиян. (2012). Банково счетоводство. София: Стопанство