Доц. д-р Десислава Бошнакова

Резюме:

През 60-те години на миналия век се появява в публичното пространство терминът псевдосъбития. Според създателя му Даниел Бърстин това са събития, които имат за цел единствено да създадат несъществуваща реалност, която да бъде отразена в медии. Този текст разглежда смисъла на термина и насочва вниманието към някои от основните неща, които могат да превърна едно събитие в специално – събитие, което има за цел да създаде позитивни спомени в съзнанието на своите гости. Разглеждат се някои от основните въпроси – защо да правим специално събитие, колко струва, ще дойдат ли гостите, кои са гостите, как да ги накараме да говорят за нещото събитие. Все въпроси, чиито отговори могат да ни помогнат да направи по-добро следващото си събитие.

Нека тръгнем от далече. От произхода на термините, за да обясним съдържанието им. През 2011 г. терминът псевдосъбития навърши 50 години! Иначе казано 50 години назоваваме псевдосъбитията с истинското им име. Започвам да усещам изпълнените с “любов” погледи на колетите от ПР гилдията. Усещам упреците, в които основната теза е, че не стига, че всички си правят ПР акции, пък и аз, която с това се занимавам, повдигам въпроса за псевдосъбитията. Да обаче все още не съм станала щраус и няма как да се скрия и да избягам от факта, че терминът псевдосъбития навърши 50 години и продължава да бъде както факт в теорията, така и факт в практиката. Ако се направя, че тези събития ги няма, рискувам да се събудя като псевдопрофесионалист, който познава само онази страна на монетата, която му изнася. Няма да го направя и поради още една причина – обичам специалните събития и винаги съм се учудвала на това как някои ги наричат специални, а те всъщност имат за цел единствено и само генериране на публикации в медиите. И изобщо не са специални, а са си направо псевдо. Е, преди да ви занимая с конкретността на псевдосъбитията е редно да кажа няколко думи за създателя на термина – Даниел Бърстин. Най-краткото му представяне може да звучи така: “Даниел Бърстин (1914–2004) е известен американски историк и писател. От 1975 до 1987 г. е директор на Библиотеката на Конгреса и един от най-влиятелните интелектуалци в САЩ.” [1] Дори и само това, за мен, е достатъчно за да се замисля върху думите му и да му обърна повече внимание, при това отвъд обидената поза на човек, който организира специални събития, преподава управление на специални събития и практикува ПР. Все причини, които лесно могат да ме накарат да отхвъря всичките му думи в знак на обида към професията ми. Но няма да го направя, защото, колкото и странно да звучи, в много отношение съм склонна да се съглася с него и да призная, че е прав. E, поне от части...

Ето и историята на термина. Псевдосъбитията се появяват за първи път като термин в книгата на Бърстин “Имиджът: Пътеводител за псевдосъбития в Америка”, която излиза през 1962 г. [2] Като в нея Бърстин говори за това как лека по лека, най-вече под влиянието на рекламата – възпроизвеждането или симулацията на събития, става по-важен фактор от самите “реални събития”. С термина псевдосъбития авторът описва събития и дейности, които нямат почти никаква или никаква друга цел освен тази да бъдат възпроизведени в реклами или другии форми на публичност. Идеята за псевдосъбитията много се доближава да схващанията на Жан Бодрияр и Гай Деборд. А сега малко в повече детайли. Според Бърстин пседосъбитието:

- не е спонтанно. Случва се, защото някой внимателно го е планирал или инициирал.

- планира се основно, но невинаги само, за да бъде отразено в медиите и е съобразено с изискванията и за да бъде удобно за медиите

- няма ясна връзка с реалната ситуация. Най-важно е дали има новинарска стойност и колко внимание ще привлече.

- обикновено се превръща в самоизпълняващо се пророчество

Спирам с препратките към миналото. Спирам и с цитатите на автора на термина. Започвам да търся приликите и разликите между казаното преди повече от 50 години и настоящата реалност. И тук искам веднага да вметна, че в теорията на специалните събития винаги се казва ясно, че те се правят за гостите, не за организатора. И дори и тази малка подробност може да превърне на практика всяко събитие в псевдосъбитие, ако – както се казва – светът (или поне гостите) може да пребъде и без това събитие да се случи. Така поради много причини, планираните специални събития се превръщат в псевдосъбития, а много често дори и псевдо не са, защото нищо не се случва и не се превръщат в самоизпълняващо се пророчество.

А сега се замислете на колко събития, без които светът може да пребъде, сте били само през последните няколко месеца? Няма да ги изброявам моите, защото поради факта, че съм отговорна за две деца посещавам по-малко събития, което ми позволява да пропусна онези, които могат да пребъдат без мен, както и аз без тях.

И тук не искам да кажа, че събитията са безсмислени, че няма смисъл да търсим публичност, нито че медиите да ти обрънат внимание не е изключително важно. Тук искам да кажа, че ако не искаме организираното от нас събитие да попадне в графата “псевдосъбития” трябва първо много да помислим, после сериозно да планиране и накрая перфектно да организираме. Защото – едно събитие има за цел да остави спомени в съзнанието на гостите. А нашите гости вече сникнаха на изискани места, храна и напитки и само с това няма как да им създадем спомени. Споделянето на изключителната новина за най-новия ни революционно иновативен и уникален продукт, също няма да им създаде спомени. И самите ние знаем, колко лишени от смисъл са тези думи по отношение на продуктите. Знаем и че средата е такава, че електронните медии няма да споменат името на продукта, и в най-добрия случай можем да постигнем показването му отдалече. Истината е, че при организирането на подобни маркетингови събития повечето организатори спират дотук – на тях буквално нищо не се случва, за да те е яд, че си ги пропуснал. Те са без  режисьор и в същото време със слаб сценарий, защото кулминацията така и не идва. Или поне по-голямата част от гостите не разбират кога е отминала.

И ако не ми вярвате си припомнете на колко пресконференции сте присъствали, на които единствените въпроси са били от страна на поставени от организаторите лица. Ако няма необходимост от задаването на въпроси и даването на отговори, защо тогава правим пресконференция? След като насичхме вниманието си към псевдосъбитията, замислете се, колко често виждате, гледате или присъствате на събития, на които всеки от аудиторията е внимателно подбран, въпросите са внимателно подготвени, отговорите също, единственото, което организаторите не могат да контролират е времето навън. Въпреки че ако разполагат с достатъчно бюджет могат да спрат и дъжда… От тази гледна точка има много събития, които дори не крият елемента на пседвосъбития в себе си – само се загледайте колко ентусиазирана е платената публика в предаванията. Ако пък гледате по-често ще видите, че това се е превърнало в професия – кого лъжем, че има публика в студиото? Каква е ролята й, ако тя е там по принуда, защото иска да припечели някой лев и обича зимата да бъде на топло, лятото на студено? Някой вярва ли на ентусиазма на тези хора? Явно, след като продължават да ги наемат за предавания. С и не само…

Псевдосъбитията са част от многото псевдонеща, които се настаниха трайно в пространството около нас.  Фактите са си факти и с тях трудно се спори. Същевременно обаче има много специални събития, които не се чудят как да си изсмучат новина от пръстите, защото я имат или добре са я измислили, за да искат другите да я “купят” идвайки на събитието. Иначе казано, когато има какво да кажеш, когато знаеш какво да кажеш, когато знаеш и кой да го каже и на кого, тогава дори и нарочно организирано, специалното събитие няма да попадне в графата псевдосъбития. Но има и много случаи, в които се чудиш защо си си загубил времето, след като нито има какво да чуеш, нити какво да научиш, нито с кого да се срещнеш. Тогава без да си запознат със схващанията на Бърстин просто си тръгваш. При това не псевдо, а наистина.

Липсата на истинска новинарска стойност в много от събитията накара и голяма част от журналистите да не посещават подобни събития.

И като повечето неща тръгнали от политиката и псевдосъбитията излизат от територията на политическото, за да се настанят трайно във всички аспекти на нашия живот.

Така че следващият път преди да запретнете ръкави и да спретнете поредното събитие, замислете се, дали светът или поне гостите, които искате да поканите, биха могли да пребъдат и без него. Ако имате и най-малкото съмнение, че отговорът е да, помислете какво още да направите, за да се превърне вашето събитие в нещо, което никой от гостите ви не би си и помислил да пропусне. Когато това се случи, независимо, че е нарочно организирано, вашето събитие става специално за гостите и никой не би си и помислил да го премести в папката “псевдосъбития”.

Какво е важно да знаем за специалните събития, след като тръгнахме от псевдосъбитията? Обикновено, като много неща в живота, тръгване отзад напред. Не започваме с въпроса ЗАЩО, а с най-прагматичния - Колко ще ми струва?

Колко струва едно събитие?

Често се случва някой да попита: Колко ще ми струва да ми организирате едно събитие? И въпреки че пиша този текст, отговор на въпроса не мога да дам. Колко струва една пресконференция? Колко струва откриването на Олимпийските игри? Колко струва един семинар?

Няма да продължавам с въпросите, защото колкото и да изброявам видовете събития, всяко едно от тях може да има различна цена и тя може да варира в широки граници. Няма да е преувеличено да споделя, че при такъв въпрос могат да се получат и цени в широк диапазон. И ако се излъжете да платите най-високата, никой не ви е виновен. Вие просто трябва да се подготвите по-добре и да зададете друг въпрос, на който да получите по-точен и адекватен отговор. Както е казал Айнщайн, правилният въпрос съдържа и отговора. Така че преди да се стигне до цените, трябва да помислите върху въпроса. Когато решите да организирате събитие, не питайте колко ще ви струва още в началото. Да, цената е важно нещо, но също така е важно да знаете за какво плащате. Така че първо отделете време да помислите защо искате да организирате събитие и какво целите да постигнете чрез него. Така каквата и цена да платите ще можете да измерите възвращаемостта си според поставените цели и може да се окаже, че едно скъпо събитие е по-евтино от едно евтино събитие, което не е постигнало целите си и парите са отишли на вятъра. Може би си мислите, че не всяко събитие има финансова възвращаемост и за какви пари говоря. Да, не всяко събитие може пряко да се свърже с финансови постъпления [3], но всяко събитие трябва да може да постигне целите си и вие да прецените дали събитието е финансово най-изгодният начин за постигане на целите. Така че преди да питате колко ще струва, намерете най-точния отговор на въпроса защо ще организирате това събитие и какво искате да постигнете с него. И не на последно място отделете време, за да проверите дали събитието е най-подхощият начин, по който да постигнете целите си.

Ако знаете защо искате да организирате това събитие и какво искате да постигнете, вече можете да зададете по-правилен въпрос и да получите отговор, който винаги ще бъде по-точен и прецизен, защото знаете какво искате от тези, които ще организират събитието за вас.

Едно от големите разочарования на повечето гости на събития е, че те всички си приличат и нищо не се случва толкова специално, че да си е струвало времето, което хората са отделили на събитието. Така че внимавайте – предложете на хората нещо наистина специално, което да ги накара да се чувстват удовлетворени от решението да инвестират част от времето си във вашето събитие. И понеже тук говоря хипотетично, няма как да обхвана всички различни видове събития, затова ще се опитам да очертая няколко вида събития и как те могат да се организират при оптимални условия.

Нека започнем с конференциите. Те се организират често, по всякакви теми и поводи, на различни места и продължават от един до няколко дни. Нека приемем, че искате да организирате еднодневна конференция, с която целите да покажете на потенциални клиенти какви услуги и продукти предлагате и колко добре си разбирате от работата. Обикновено традицията повелява конференцията да бъде един цял ден, да се случи в хотел в центъра на града, да има кафе паузи, обяд и торби с подаръци за участниците. Въз основа на избора, който направите за зала, кафе паузи, обяд и подаръци, конференцията може да ви излезе евтино или скъпо. На първо място уверете се, че имате с какво да ангажирате хората за целия ден – ако решите да не е цял ден, ще спестите от наема на зала, ще имате една кафе пауза по-малко и няма да имате разходи за обяд. А и хората няма да влизат и излизат, в желанието си да отскочат до офиса да свършат някоя работа.

При избора на локация освен цената за наем на залата, гледайте дали има безплатни места за паркиране, достатъчно контакти в залата (днес всеки е с някакъв вид устройство, което има нужда да зареди), собствени кетеринг услуги, техника. Ако залата, която изберете предлага в цената и техника и имат собствен кетеринг, това винаги е по-добрата оферта.

Цената на залата за цял ден е с около 30% по-висока от цената за половин ден, но ако можете да оптимизирате програмата и да спестите от времето на гостите, това ще е почти като подарък за тях. Кафе паузите не е нужно да изобилстват с храна и напитки. В крайна сметака те са кафе паузи, нали? Съобразете какво предлагате с времето, което имате за пауза и какво може да изпие и изяде един човек за половин час. Така че не се изхвърляйте – кафе, чай, вода и сладки е достатъчно.

Ако решите конференцията да е цял ден и да предлагате обяд, трябва да сте говоти да отделите повече бюджет на човек, като по-добрият вариант е винаги да планирате малко повече (да си дадете резерва в бюджета). Така че внимателно помислете дали не може да се вместите в половин ден и хората да дойдат на конференцията вече обядвали. На практика лекторите (ако имате чуждестранни) и обядът са двата най-големи разхода за подобен вид събития. И е добре да ги оптимизирате. Хората все пак не отиват на конференция, за да обядват. И ако им предложите съдържание, което си струва, обядът може и да не бъде извънземен. Иначе казано, направете така че най-много усилия и средства да вложите в съдържанието, което предлагате, не в храната и торбите с подаръци.

Днес е важно да помислите и за живота на съдържанието от конференцията си, след като тя свърши. Да направите запис на лекторите и да качите лекциите в каналите за видео споделяне. Да качите презентациите, ако не за свободен достъп, то поне само за участниците в събитието. Да направите галерия със снимки, да създадете група в LinkedIn, да... с други думи да поддържате създадената общност от хора будна и жива, така че да можете да я поканите на следващото си събитие и да могат тези хора да говорят за вашето събитие и по този начин да привличат и други хора – при това съвсем безплатно – към следващото ви събитие. Събраното съдържание в различни формати е нещо, което ще ви е необходимо при следващото събитие. Днес визията, по-скоро видеото, е най-предпочитаната форма за съдържание. Погрижете се да имате видео. Иначе ще се окаже, че хората сами са снимали, при това с лошо качество и разпространяват въпреки вас.

В тази ситуация е изключително важно да подготвите и документи, които лекторите да подпишат. В тях трябва да договорите правата за лекциите, правата за заснемане и разпространение. Всичко това е редно да се случи при поканването на лектора. Иначе може да се окаже проблем и вие да планирате, но лекторът да не се съгласи на вашите условия.

Ако решите да организирате вечерно събитие с цел представяне на нова услуга или продукт, отново трябва да внимавате, да го позиционирате така във времето, че да избегнете вечерята (сериозна храна). Трябва и да внимавате колко пари ще отделите за развлечение. На подобрен род събития храната, алкохолът и програмата – музика, известни личности, които да водят, са най-сериозният ви разход. Добре е обаче, ако има изпълнители те да не надвишават 15-20% от бюджета за цялото събитие. Иначе си става концерт на изпълнителя и вашият продукт или услуга отиват в забвението. По-добре да отделите време да помислите и да видите как да направите така, че хората, които ще дойдат, да запомнят за какво сте ги поканили, а не кой е пял. Повечето хора трудно ще бъдат изненадани с напитки и храна, и ако храната не е част от замисъла ви, не е добре да отделяте изключително много от бюджета си за нея. В този ред на мисли, инвестирайте част от бюджета си в работа с хора, които ще измислят събитието ви, а не в хора, които ще ви вземат пари единствено, за да нахранят гостите ви. В този род събития най-скъпото обикновено е именно както му казвахме едно време музикално артистичната програма. Но е добре да знаете, че на такива събития, ако свърши пиенето и успехът на събитието си отива. Един от начините да се справите с този проблем е предварително да обявите начало и край на събитието, което на практика означава, че след съответния час, вие не носите отговорност за напитките и храната.

Добре е и внимателно да помислите за подаръците, които ще дадете на гостите. Не поставям под съмение желанието ви да направите страхотни подаръци, но те трябва да отговарят на няколко изисквания – да са свързани с предмета ви на дейност, да могат да се ползват по-дълго време и така да напомнят редовно за вас с добро. Което съвсем не означава, че трябва да са скъпи.

И както се уговорихе, всичко това е изключително условно. Ако правите събитие, на което да представите нов модел спортен автомобил, който струва “достойно”, всичко в рамките на събитието, трябва да говори за достойнствата на автомобила и класата му.

И този случай трябва внимателно изберете зала, кетеринг, напитки, водещ и програмата, така че цената да може да ви осигурни първите няколко клиента. Но и помислете какво да се случи, така че гостите да докоснат продукта, да пробват услугата, да разберат каузата ви. И тук отново е добре да използвате силата на новите канали за комуникация. Стимулирайте естествената нужда на хората да споделят и да се хвалят. Създайте условия за страхотни снимки, които бързо да се озоват в мрежата. Подавайте на гостите си нещата, които бихте искали те да споделят. Така ще добавите стойност към събитието и ще направите хората съпричатни с това, което правите. А те точно това и търсят – да споделят нещо различно, което другите още не знаят.

И ако се върнем на въпроса – колко струва едно събитие, вече ще е по-лесно да разберем, защо няма точен отговор и всичко зависи от вашите цели, очаквани резултати и най-вече от отговора на въпроса – Защо правите това събитие. Ако знаете защо правите събитието, какво искате да постигнете и го планирате така, че разходите за събитието да отговорят на плана ви за постигането на целите, то тогава и цената ще е приемлива. Инвестирайте в най-важните неща – тези, които ще създадат спомени у гостите ви. Не се изхвърляйте с много звездни имена, които да забавляват гостите ви – това ще ви струва скъпо и почти сигурно, че впечатли гостите до степен, че да забравят кой е платил сметката. А вие не искате това, нали?

Ще дойдат ли гостите?

Това е вторият най-често срещан въпрос, обикновено след като е постигнат консенсус по първия. Всеки, или поне така си мисля аз, е изпитвал ужаса да чака гости, които все не идват. Традицията у нас е да не се ходи на време, а и повечето хора искат да избегнат неудобството да се появят първи. Но всички, които организираме събития знаем, че това усещане не спира да ни безпокои, дори и след натрупването на опит, а остава част от тръпката на всяко събитие. Има фактори, които не можем да контролираме – един от тях е времето. Ако вали или е много студено, на по-малко хора им се излиза. Ако е много горещо, ситуацията е същата. Може да има и други фактори като например протести, стачка, природно бедствие, важен мач, финал на риалити формат, и т.н.

Както се досещате има фактори, които не можете да контролирате – протести, стачка и т.н., но има и такива, които донякъде подлежат на контрол, под формата на добро планиране. Ето някои, които могат да бъдат овладени: 

* Колкото повече, толкова повече. При организирането на специални събития, правилото на Мечо Пух по-скоро не важи, но мнозина отказват да приемат този факт. Всяко събитие е уникално и затова го наричаме специално събитие. Ако поканите всички хора, на които имате контактите, това няма да увеличи броя на гостите. Не всеки откликва на всяка покана. Важно е да знаете за кого е важно вашето събитие и да поканите точно тези хора. Практиката показва, че само около една трета от поканените гости, ще ви потвърдят присъствието си, при изпращане на лична покана. Не се доверявайте на броя потвърдили в социалните мрежи, защото все още много хора не приемат тов апотвърждение за реално. Иначе казано, няма как със сигурност да знаете колко хора ще дойдат, освен ако събитието не е с такса, която се заплаща предварително. Истината е, че колкото по-добре сте изготвили списъка с гостите, толкова по-голяма е вероятността повечето от тях да дойда. Ако сте поканили точните хора могат и 90 процента да дойдат. Но практика показва, че почти никога не каним само правилните хора, а всички. Е, когато подходим по този начин, е добре да очакваме изненади. Иначе казано да планираме така, че да можем да се справим с неясния брой гости. Освен ако не предлагате нещо наистина изключително, което да накара много хора да се отзоват на поканата ви. Или ако няма други обстоятелства. Преди кризата всяка компания организираше коледно тържество. И в дните преди празника всички обикаляха повечето места, за да откликнат на всяка покана. Но така и не успяваха да отидат навсякъде. Последните една-две години този вид събития намаляха и сега по-голяма част от поканените се отзовават. Така че при подбора на хората и колко да поканите, съобразете се и с независещите от вас фактори. Те влияят на решението на гостите ви.

* Локацията, тъпако. Позволявам си да перифразирам прословутата фраза “Икономиката, глупако” [4], за да подчетая значението на локацията. Хората обичат или да им е лесно, или да им е интересно. А най-обичат комбинация от двете. Ако ги поканите на трудно достъпно място, на което при това те вече са били, намалявате шанса да откликнат на поканата ви. Ако им предложите лесно да видят нещо ново, увеличавате вероятността да дойдат на събитието ви. Така че не избирайте само по цена. Съобразете мястото с гостите си, защото без тях няма да се получи събитие. Мястото е ключово и от друга гледна точка. То ще бъде неотменна част от комуникацията на вашето събитие и така става тясно свързано с имиджа, който хората ще си изградят за събитието ви. Не е все едно къде, въпреки че правилните хора, дори и на неправилното място могат да извлекат максимална полза от общуването си. Но не това е целта ни, нали?

* Ден, час и място – вие ги избирате, нали? Обмислете внимателно кога да се случи. Този избор е важен, защото хората могат да искат, но да не могат да дойдат, поради няколко фактора: други интересни за тях събития по същото време, натовареност на работното място (приключване на година, предаване на отчети и други дейности, които вие можете да предвидите), отделили са това време за приятели и семейство – обикновено сряда и петък вечер и уикендите, повечето от нас отделят за близките си. Трябва да им предложите нещо неустоимо, за да нарушат графика си.  Или просто сте ги уведомили късно, и техните планове вече са запълнени. Ако обаче се опитвате да намерите ден и час, в който никой друг не организира нещо, ще видите, че е много трудно. Защото конкуренцията не е само между събитията. Конкуренцията е основно за времето на хората. Така че съобразете се със средата, но и поеменете премерен риск. Това ще ви държи в по-добра форма и ще знаете, че време за отпускане няма.

* Защо да отида? Важно ли е за мен? – този въпрос си задава всеки, получил покана за събитие. Важно, може да означава много неща. Може да е важно да уважи домакина, заради бизнес отношения или желание за създаване на такива, може това, за което ще се говори да е важно, може другите гости да са важни, може... Трудно можем с медицинска точност да определим за кого какво ще е важно. Но пък можем с голяма вероятност да поканим различни гости, знаейки какво е по принцип важно за тях. От друга страна знаейки какво би ги накарало да дойдат, можем точно да формулираме посланията си и да ги отправяме към потенциалните гости. Планирането и доброто познаване както на събитието, така и на ниждите и потребностите на потенциалните гости винаги увеличават вероятността събитието не просто да се получи, а да стане наистина едно специално събитие.

* Обърнатата пирамида – много журналисти използват този похват при представянето на своите материали. Но когато започнете да планирате събитието си с въпроса как, има голяма вероятност да не ви се получи. Отговорът на въпроса как е последен. И обикновено идва след като сме отговорили на другите въпроси: кой, къде, кога, какво. А преди тях е изключително важно да си отговорим на въпроса ЗАЩО – защо правим това събитие. Така че следващия път, обърнете нещата и започнете не от как, а от защо. Събитията са инструмент, който при всички случай ви гарантира повече ефективно внимание от страна на гостите. Все пак съзнателно са дошли и има по-голяма вероятност да ви чуят, отколкото ако се опитвате да говорите с тях чрез реклама. Но за да слушат, на хората трябва да им е интересно, темата да ги вълнува и да е част от нещата, за които работят или мислят. Иначе няма да ви слушат, а дори и да ви чуят, няма да разберат и запомнят, защото не се интересуват.

Посещението на специално събитие означава гостът да отдели от личното си време и да го посвети на вас. Преди да отправите поканата, задайте си въпроса, ако вие получите такава покана, ще отделите ли от времето си, което така или иначе не ви стига за нищо. Подобно на избора на ключови думи за сайта ви – поставяте се на мястото на търсещия и се опитвате да подберете думи, които той би използвал – поставете се на мястото на получателя и се опитайте безпристрастно да прецените дали бихте отишли на събитието.

Много често ни е трудно да си представим, че има друго събитие, по-важно от нещото. Нещото е най-важно за нас, но дали е най-важното и за гостите, които сме поканили? Дали? Тук ще перифразирам още една любима моя фраза, която казва: “Вие сте единствените, които се интересуват от продуктите ви”, и ще кажа: “Вие сте единствените, които се интересувате от събитието ви”. Останалите се интересуват от това какво ще извлекат за себе си от посещението на вашето събитие. Както при продуктите – те не се интересуват от тях по принцип, а от това какъв проблем ще си решат, ползвайки вашите продукти. И така, върнете се назад във времето и се опитайте да определите каква е била ползата за гостите на последното ви събитие? Като я определите, опитайте се, отново безпристрастно, да видите дали сте създали условия, тази полза да бъде максимална за всичките ви гости?

Една малка “тайна” от кухнята на специалните събития – една от основните причини хората да ходят на събития, е за да се срещат с други хора. На вашето събитие има ли създадени условия за осъществяване на контакти? Подпомагате ли по някакъв начин общуването сред гостите ви? Въобще замисляли ли сте се дали за тях е по-важно да слушат високо музика, отколкото да си говорят?

Като човек, който обожава събитията, ще ви кажа, че доста често единственото спокойно място за общуване е мястото за пушене отвън. А това не е добре. Не е добре да оставите гостите си да стоят навън, след като сте похарчили пари да осигурите толкова неща вътре в залата или на мястото на събитието.

Съдържанието е това, което привлича хората. Уникалността на преживяването е в основата на отговора на въпроса в заглавието: Ще дойдат или няма да дойдат?

И последният принцип, който е важен, е да знаете, че с гостите, като с пчелите на Мечо Пух, никога не знаеш какво може да се случи в крайна сметка. Това съвсем не звучи обнадеждаващо за всеки, които реши да организира специално събитие. Но както с пчелите, така и с гостите, можете да планирате максимално добре, да опознаете профила на гостите си и да им отправите неустоимо предложение. Тогава, можете да бъдете сигурни, не само че ще дойдат, но и че ще дойдат на време и дълго след това ще си спомнят и ще говорят за вашето събитие. Дали ще стане така, основно зависи от вас, но и от гостите. Не бива да забравяме, че вие предполагате - гостите разполагат. В крайна сметка те са най-важните на вашето събитие.

Нека говорят… за вашето събитие

Нашият мъдър народ е казал: По-добре на хората в устата, отколкото на хората в краката. Един друг, когото наричат “Принц на публичност” – Финиъс Барнъм – пък казва, че всичко е добре, докато пишат правилно името ти. Защо тогава всички толкова се страхуват от това, което хората говорят? И може ли да ги накараме да говорят нещата, които искаме? Кой го може? И как става?

Въпросите са много, отговорите безкрайни. Но има някои нещица – дребнички – които всеки от нас, които се занимаваме с комуникации може да направи, още повече в рамките на едно събитие. И още повече в епохата на социалните мрежи. Каква е тайната рецепта? Не я знам, но съм сигурна, че ако това, което измислим е бързо, лесно и интересно, със сигурност ще се получи приятно говорене – и за хората, които говорят, и за организатора на събитието. Просто трябва да помислим малко и да дадем тема, по която хората да говорят за… СЕБЕ СИ.

Забелязали ли сте, че в социалните мрежи хората говорят най-вече за себе си? Аз станах, аз закусих, аз пих кафе, аз отидох на работа, аз, аз, аз… Така че ако искаме да говорят за нас, трябва да създадем връзка между нас и Аз-а. Благодарим на създателите на социалните мрежи, и се захващаме да мислим какво можем да измислим.

На първо място е добре за събитието да осигурим безплатен интернет, а ако сложим парола, тя да е лесна за научаване. Така всеки със смарт телефон ще може да направи нещо смарт за нашето събитие. Като се чекира във Foursquare. Добре е да не разчитаме на самосъзнанието на Аз-а, а да го стимулираме – малки но симпатични награди – може да са виртуални “бадж111”, вкусни (кексче, кафе, и т.н) или предмети/услуги, като можем да даваме мостри на продукти както наши, така и на спонсори. Важното е хората да знаят, че искаме да им подарим значка например, ако се чекират. Ако им хареса, може и да споделят какво са получили.

Възможността да коментират събитието в Twitter е изкушаваща, защото достига до специална група от активни хора, но ако стимулирате туитването, задължително трябва да има човек от екипа, който следи какво се казва и отговоря веднага. В тази среда скоростта е важна за добрите взаимоотношения с гостите или тези, които не са успели да дойдат, но четат какво споделят другите.

За меката на споделянето Facebook трябва да помислите повече. Защото там хората са най-много и шумът от други източници е най-силен. Като начало трябва да имате събитие, което хората да могат да такват в коментарите си. Трябва да им предложите уникални възможности за снимки и как те хем да се снимат, хем да снимат. Визуалната комуникация върши страхотна работа, ако обаче преди това сте успели да превърнете визията си в разпознаваема. Не е толкова невъзможно, но си трябват усилия. Хората обичат да говорят за Аз-а. Искат да се снимат с приятели, с известни личности, на интересни места, в интересни ситуации. Помогнете им да си направят много снимки и с един бърз интернет много снимки ще бъдат качени в мрежата, а на всички тях ще бъде то – Вашето събитие.

Можете да подходите и по друг начин. Да създадете среда за снимки, но само ваш фотограф да снима и да съберете всички тези снимки на ваша територия в социалната мрежа и хората да идват, да гледат, да се тагват и да споделят. В зависимост от целите ви, изберете по-подходящия вариант. А ако искате направете уникална комбинация от двете и добавете щипка сол от себе си, за да се получи специално нещо, което никой друг няма да може да изимитира.

Ще си кажете, това е. Няма какво друго да направя. Има обаче.

Ако събитието е свързано с презентации, качете презентациите най-малкото за гледане, ако се страхувате за авторските права. Качете ги, така или иначе гостите са ги видели. Нека се похвалят. Но първо им кажете на тях. Така ще могат да покажат на другите какво са изпуснали. Страхотни презентации. Не забравяйте да поработите предварително с лекторите, за да сте сигурни, че слайдовете наистина ще са страхотни.

Направете кратко видео или видеа. Не един голям филм, защото в днешния забързан свят няма време за дълги 6-10 минутни творби. По-добре да качите няколко видеа всяко до 3 минути, отколкото едно дълго. Повече хора ще ги гледат и ще има повече какво да споделят – вместо едно, три, четири и т.н. Не го мислете толкова. Не е нужно да е професионално като за голям екран. Важно е да е с прилично качество и да показва духа на събитието, което хората искат да споделят. А вие най-добре знаете какво да заснемете и кога.

Можете да създадете съдържание и за останалите мрежи. Но няма да пиша за тях. Предполагам, че идеята е ясна – предлагате изкушения, в които Аз-ът да бъде в главната роля във високо оценен филм, режисиран от Вас.

Но има неща и офлайн, които можете да сторите. Емблематични сувенири – чанта, тениска, значка например, които гостите ви да носят с гордост. Има събития, наистина специални, които оставят завинаги диря в сърцата, и хората не се разделят с тези рекламни сувенири. Така хората се превръщат в една ходеща реклама на събитието. Навсякъде си носят знака за принадлежност към даденото събитие, хората, които не знаят какво е това, ги питат, те им обясняват и така от уста на уста приказката си върви. Но не спираме до тук. Подаръците, освен красиви, могат да бъдат и социално отговорни – направени от рециклирани материали, такива, средствата от които отиват за добра кауза и т.н.

Та думата ми е за “подаръците” – тениски, значки, чанти, химикалки, тефтери и т.н. раздават се на много събития, в повечето случаи без особен ефект. Защо, нали са подаръци? По една проста причина, те са направени за Аз-а на събитието, а трябва да се ползват от Аз-а (гости). Какво имам предвид – огромни лога на организатора, огромни надписи с дати и т.н. Ако организирате Олимпийски игри, да, добре. Но ако не? Направете този надпис дикретен. Направете тениската, шапката или каквото и да било готино за носене. Тогава, само тогава хората ще го носят и като ги питат, ще говорят за вас. Иначе тениската ви ще стане “работна” или в по-добрия случай “пижама”, което ще ограничи силно броя на тези, които ще я видят.

Разбира се, има още много идеи, които не вместих в този текст. Истинският им брой е ограничен единствено от нашата креативност. Но има и нещо, което сме в състояние да направим – да се опитаме да влезем в кожата на гостите и да разберем какво те биха споделяли с кеф и да създадем условия да има повече от него.

И така можем съзнателно да “помогнем” на хората да говорят за нашето събитие. И колкото по-хубави неща говорят, толкова по-приятно ни става. Но...

Но не бива да забравяме, че свободата да говорят е свързана и със свободата да кажат каквото мислят, дори и то на нас да не ни харесва. Всички изследвания показват, че лошото се разпространява по-бързо от доброто. Така че трябва да сме подготвени за плюсовете и минусите, от наша гледна точка, на свободата на изразяване и скоростта на споделяне в социалните мрежи. Все пак, ако добре сме си свършили работата гостите на събитието ще ни защитят и няма да има нужда ние да се намесваме.

И вместо край – пак благодарение на тези нови технологии, отговорността ни към събитието вече не приключва с отчитането му, а остава част от работата ни, докато хората говорят за него.

Нека говорят – както е казал народът ни това е по-добре, а още по-добре би било ако пишат името ни правилно (а ако в бързината забравят и да ни тагнат в лошия си коментар, още по-добре ще се получи).

Бележки

обратно нагоре