Вътрешнофирмени събития – защо? и как?
Анелия Видинова
Вътрешнофирмената комуникация трябва и е част от политиката на всяка успешно функционираща организация. Независимо дали е писмена или устна, тя е механизмът, чрез който управлението влияе на работещите и напътства дейността им. Тя също е и средството, чрез което работещите осигуряват информацията и обратната връзка, от която управлението се нуждае, за да взема разумни решения. Една организация, която осъществява ясна, съдържателна и ефективна комуникация с клиенти, служители, акционери, кредитори и обществеността, има добри шансове да изгради отношения на доверие и може да разчита на сътрудничество. Към вътрешно-организационните комуникации известният наш учен и изследовател на психологията и социологията на труда – Кольо Рамчев, причислява връзките, контактите и взаимодействията между членовете на организацията. Посоките на вътрешното комуникиране са четири – отгоре-надолу, отдолу-нагоре, хоризонтално и диагонално. Няма подробно да се спирам на тях, защото целта ми е само да покажа колко богата е материята. Дейностите, свързани с вътрешните комуникации, обслужват потребността на топ мениджмънта да бъде информиран за удовлетвореността на своя персонал; да обясняват на служителите различни промени в закона и трудовото право, да разясняват сложните социални и здравни проблеми, квалификационните програми и всички по-важни и актуални аспекти, свързани с реализацията на човешките ресурси.
Освен всичко друго вътрешната комуникация е междугрупова и междуличностна комуникация. Целите й до голяма степен са в посока на приемане на мисията и идеята на компанията като лични за всеки отделен служител. Невъзможно, или поне глупаво, е да се комуникира дадено послание навън, ако никой отвътре не вярва в него. По този начин се получава само замаскиране, което рано или късно излиза наяве. Обикновено, когато служителят Х излезе от ролята си на служител и влезе в ролята си на приятел, съсед, потребител. Затова вътрешната комуникация е от първостепенно значение, а вътрешнофирмените събития са основна част от нейните проявления. Мероприятията изграждат добро отношение на партньорите и служителите към фирмата и съдействат за изграждане и развитие на корпоративния имидж и култура. Те целят подобряване на комуникацията не само между отделни фирми, а и в рамките на дадена компания.
Събитийният мениджмънт в организацията съдейства за повишаването на ангажираността и доверието. Организирането на събития във фирмата спомагат за сплотяване на колектива, а от там и до повишаване на доверието. Когато вярваш на някой е много по-лесно да работиш с него и работата ви е в пъти по-ползотворна. От друга страна, когато можеш да видиш, че фирмата прави нещо за теб е нормално и ти да искаш да направиш повече за нея. Емоционалното ангажиране на служители или партньори е дългосрочна инвестиция в успешна съвместна работа. Сигурна съм, че това е важно за всяка организация.
Събитията в една организация могат да бъдат много и различни видове. Като изключим коледния “банкет”, за който всеки се сеща като се каже “фирмено събитие”, могат да се организират много други малки и големи събития за служители, акционери и партньори, които са сред вътрешните публики на една компания. Например назначаването или повишаването на служител, откриване на нов отдел, официален коктейл, рожден ден, нещо на месеца и др. Събитията в една фирма са част от нейните традиции и обичай, изразяват и въплъщават ценностите й и са част от вътрешнофирмения живот. Те са средство за създаване на приятна и ползотворна атмосфера. Помагат на хората в една компания да се видят отвъд понятието “колега”, което до голяма степен изключва емоции. Именно емоционалното ангажиране прави хората верни на дадена компания, а не високата заплата. Това се вижда и от проучвания на критерии за мечтаната работа, служителите поставят на челни места - уважение, доверие, зачитане на мнение, далеч преди добре платена, високи осигуровки, близо до дома.
Като цяло вътрешнофирмените събития, според мен имат няколко важни функции - подобряване на работната среда; опознаване на колегите, работата и целите на отделите във компанията; хората изграждат позитивно мнение за мениджмънта на компанията; служителите работят в позитивна атмосфера, което намалява действието на възможни негативни ефекти върху бизнеса и организацията като цяло.
Организирането на вътрешнофирмените събития не бива да се превръща в самоцел. Глупаво и безсмислено е да се правят някакви неща, за да се изхарчат някакви пари и никой да не знае какво и защо се случва. Събитието трябва да е част от цялостната политика на компанията и естествено нейно продължение. Послание под формата на действие. То трябва да е интересно и да предразполага към участие. Етапа на изследването не трябва да се пропуска при планирането на каквото и да било събитие. То помага да се проследят нагласите, информира за състоянието, определя насоки, спомага за поставянето на цели и измерването на резултатите. Неефективно ще е да решавате проблем, който служители те нямат или да стимулирате нещо, което не съществува. Подкрепата на висшия мениджмънт е от изключително значение за успеха на всяко събитие. Понякога е трудно да се спечели тази подкрепа, но е много важно. Често хората асоциират дадена компания с личностите, които стоят начало. За служителите, ако шефът е добър, значи и фирмата е добра. Друг важен момент е доброто планиране на самото събитие – какво ще се случва, кой каква роля ще има, до каква степен ще е ангажиран, колко време ще посвети и т.н. Винаги трябва да се внимава за неочаквани препятствия и невидими спънки. Възможно е някой да се усъмни в ползата на проекта, да прояви недоверие в способностите си и др. Това са неща, за които трябва да се подготви всеки организатор на фирмено мероприятие. Създаването и поддържането на желание за участие, според мен, са сред най-трудните задачи, защото участието трябва да е доброволно. Това е по-печелившият вариант. Хората трябва да са увлечени от самото мероприятие и постоянно стимулирани да участват по интересен и забавен за тях начин.
Провеждането на вътрешнофирмени събития трябва да е разнообразие в деловия живот, а не досаден ангажимент. Спецификата на подобен формат предполага много и разнообразни реализации. Аз съм убедена от ползата на тези събития и мисля, че никоя компания не трябва да се лишава от тях. Условията за стесняване на бюджетите само могат да повишат креативността и ентусиазмът.
Ползвани материали:
1. http://media-journal.info/?p=item&aid=56
2. http://apeironcommunication.com/blogs/