Елена Цонева-Папуджиева,
преподавател

За добро или за зло животът така е устроен, че успехът  зависи от подхода ни към хилядите възможности, които се откриват пред нас. Да кажеш точните думи, в точната ситуация, пред точната аудитория, по точния начин – това не е късмет, а наука и много, много работа. Създаването на една наистина успешна презентация не е лесна задача... Човек разбира това, когато започне да се опитва да се усъвършенства. В училище ни учат как да четем, да смятаме, да пишем, но никой не ни съветва защо са ни необходими по-практичните умения в живота. Обаче вече за никого не е тайна, че е важно не само КАКВО казваш,  но и  КАК го казваш.  

Наистина вдъхновяващо въздейства фактът, че начинът, по който представяме мислите и идеите си пред другите, ни приближава до сбъдване на  мечтите и желанията ни. В тази студия ще се опитам да обобщя главните понятия и най-вече практическите подходи при изготвянето на презентации. Още в началото бих искала да подчертая, че за добрата презентация не се изисква толкова дарба, колкото умение и труд.

В книгата си  „ Животът е поредица от презентации”, Тони Джери [1 ] описва едно врабче, което отчаяно пляска с криле пред затворен прозорец. Макар да е напълно наясно, че по този начин не може да излезе, часове наред врабчето продължава неравната битка със стъклото. За съжаление така се получава и понякога с  лошия презентатор, който иска да привлече вниманието и интереса на аудиторията си. Случвало ли ви се е да сте на презентация и погледът на лектора да се  плъзга покрай вас, думите му да ви звучат далечно, празно и несвързано? В подобни ситуации всички с нетърпение очакват финалът. Какво се е случило или не се е случило? Речта е била внимателно написана, слайдовете, подбрани и логически подредени. Защо не се получава тогава?

Много често, дори в обичаен разговор с някого, подсъзнателно изпращаме и приемаме сигнали при общуването си.  Най-общо казано, настройваме нивото си на възприемане и пускаме сетивата си да работят. За всеки презентатор е от жизнено важно значение да усъвършенства начина си на връзка с аудиторията, за да може да обмени информацията, която иска да получат другите участници. И за момент не бива да се забравя, че освен информация, има и комуникацията с публиката! Комуникацията е тази, която прави от нас успешен или неуспешен презентатор.

НЛП – нож с две остриета           

Всеки е имал в живота си моменти, когато мобилизира остротата на  сетивата си и е в състояние да въздейства на околните. Специалистите причисляват подобно общуване към категорията на нервнолингвистичното програмиране (НЛП). Нека  буквално разгледаме съставното понятие НЛП като го разделим на „невро-”, термин, свързан с изучаването на мозъка и нервната система, „лингвистичен” – визиращ езика и характеристиките му и ”програмиране” – развитието и приложението на определена стратегия или план. Получава се, че НЛП се занимава с изучаването и използването на езика като фактор за въздействие върху мозъка и човешкото поведение. Не бива да се забравя обаче, че ефективната презентация преди всичко идва от сърцето, тоест, тя е и емоционална; целта й е да бъде искрена, а не да манипулира. В зависимост как се използва техниката НЛП може да доведе, както до желани, така и до отрицателни ефекти. И въпреки, че техниката не е общоприета, подложена е намного сериозна научна критика, основното й правило е изключително адекватно – необходимо е да сеуважаваме индивидуалността на всяко мнение.

Ако искаме презентацията и общуването ни да са ефективни, особено важно е да се съобразяваме с различията между хората. Всъщност така ставаме по-гъвкави и по-ползотворни за себе си и за околните. В ефективното общуването с аудиторията се крие тайната за успешност на всеки презентатор. Не бива да забравяме ЗАЩО общуваме със слушателите си и КАКВО искаме да им кажем, както и това, да знаем КАК да им го кажем.

Харесването

Философът – прагматик от   19 век Уилям Джеймс [2 ] казва: „Принципът, залегнал най-дълбоко в човешката природа е ненаситното желание да ни харесват”. Някои го наричат  „ефект на аурата”. За всеки, който застава пред публика е добре да знае, че „харесването” е важно и има няколко аспекта. Доста тривиално, но първото нещо, което възприема аудиторията, е външният вид. После идва и това, че сме склонни да  харесваме хора, които харесват нас и открито го изразяват – взаимност на харесването. На трето място идва фактът, че откликваме най-добре на личности, с които си приличаме. И на четвърто, нещо с което галим егото си, асоциираме се с хора, чиято близост би ни помогнала за нещо...

Презентационна програма PowerPoint [ 3]

Презентационната програма PowerPoint се използва вече повече от десетилетие. Доста презентатори прекаляват с претрупани с текст и картинки слайдове. Когато отиваме да представим идеите и мислите си, е необходимо да се опитваме да запомним, че  публиката ни е дошла, за да ни види, за да бъде развълнувана и/или информирана. Не бива да позволяваме главната ни идея и таланта ни да говорим, да се изгубят заради тромавите и претрупаните слайдове, които сме сътворили. Колкото по-лаконични и изчистени са слайдовете, толкова по-мощно ще бъде визуалното послание, което отправяме. А и аудиторията ще слуша това, което й казваме, вместо очите й непрекъснато да бягат по дебрите на слайдовете.

Текстът

Най-добрите слайдове могат и изобщо да не съдържат текст. Но и най-добрите слайдове на PowerPoint ще бъдат безсмислени, ако не бъдат разказани. Смисълът на слайдовете е да осигурят подкрепа на разказа на презентатора, не да го заместят или направят ненужен. А, ако някой ни помоли да получи презентацията ни, по-подходящо е да подготвим писмен материал, вместо да му изпратим копие на PowerPoint слайдовете ни.

Подходящите цветове

Цветовете предизвикват чувства. Цветовете са емоционални. Подходящият цвят може да помогне да убедите и мотивирате. Изследванията показват, че употребата на цветове може да увеличи интереса и да подобри степента на разбиране и запаметяване. Цветовете могат да бъдат разделени в две основни категории:

Затова едни от най-разпространените PowerPoint темплейти използват син фон и жълт текст. Не е задължително да се изкушаваме да използваме непременно точно тази цветова комбинация, но бихме могли да използваме нейни вариации.

Светлината

Ако ще презентираме в затъмнено помещение, най-добрият вариант е тъмен фон с бял или светъл текст. Но, ако планираме залата да е осветена, което всъщност е силно препоръчително, тогава бял фон с черен или тъмен текст би било особено подходящо. В помещения с добра обкръжаваща светлина, екран с тъмен фон и светъл текст, няма да  се вижда добре, но тъмен текст на светъл фон ще задържи визуалния интензитет на по-високо ниво.

Къде да застанем по време на PowerPoint презентация

Презентаторът е в ляво на екрана

Това е може би идеалната позицияза разположение по време на PowerPoint презентация. Тази позиция е особено подходяща за презентатор, който иска да е в центъра на вниманието, а не PowerPoint слайдовете му. Причината позицията в ляво от екрана да се разглежда като идеална е, че четем отляво-надясно. Такова разположение на презентатор му дава допълнителен шанс именно той/тя да бъде акцентът. Презентацията би имала и допълнителни предимства, ако е  изградена с:

По този начин слайдовете, които остават вдясно от презентатора, ще служат само за подчертаване на посланията.

Презентаторът е в дясно на екрана

Позицията е по-удобна за десняците, но не винаги е най-подходящата. Така акцентът при нея е върху слайдовете, а не върху презентатора. Причината е същата – българите четем отляво – надясно и първото нещо, което аудиторията ще гледа, ще са слайдовете ни. Позицията в дясно има и предимстжа за:

Тази позиция обикновено се използва от лектор по време на презентация, която продължава 1-2 дни. Често след първите 30-40 минути лектори по продажби стоят вдясно на екрана в по-дълги периоди на деня като  променят позицията си вляво или към (сред) публиката. Правят това съзнателно, тъй като редица от слайдовете им съдържат важни думи, фрази и изречения, които искат аудиторията първо да прочете, докато в същото време и ги чува. Така материалът се усвоява по-добре, защото е ВИДЯН и ЧУТ.

Други разположения на презентатора

Възможно е разбира се, презентаторът умишлено да търси разнообразие като се движи сред аудиторията си. Това е особено удобно, ако разположението на столовете е  под формата на буквата П. Така презентаторът е активната страна и е акцентът на презентацията. Това е предимството, но недостатъкът е, че непрекъснатото движение на лектора затруднява видимостта на аудиторията към слайдовете. Публиката се обърква, защото в един момент зрителите се чудят къде да гледат. Затова тази тактика е добре да се използва по-пестеливо. Например, когато разказваме история, или когато даваме примери, т.е. в случаите, в които слайдовете временно не се сменят на екрана.

Продължителност на презентацията

Все по-често лектори и презентатори се оправдават, че времето няма да им стигне. Спомняте ли си кога за последно чухте лекторът да казва разтревожено: „Останалото ще прочетете в материалите, които съм ви раздал, в еди-кой си сайт, или в еди-коя си книга, учебник и т.н., защото няма да ни стигне времето”.

Когато не очаквате да има въпроси от аудиторията след презентацията, подходящо е да отделите за презентиране 95% от времето, което ни е предоставено.  Но ако очакваме въпроси, на които ще трябва да отделим време за отговор, добре е да презентираме през 75% от времето си. За да контролираме продължителността на презентацията си, има само един единствен начин да си помогнем – чрез сериозна предварителна подготовка. В тази предварителната подготовка непременно трябва стриктно да се измерва времето, с часовник.

Правило 333 [4]

В съвременния информационен свят, в който нямаме време да правим грешки, важи новото правило за презентация – правило 333. То гласи, че една презентация е необходимо да се стреми към:

Ще спра дотук. Разбира се, това не е рецепта – всяка презентация зависи силно и от човека, който я представя, и от проблема, който третира. Но колкото по-подготвени сме, толкова по-спонтанно и предвидимо ще реагира публиката ни. Ако държим и сетивата си отворени, ще можем и  да разберем как аудиторията възприема посланията ни. Ако е необходимо, трябва да се опитаме в движение да коригираме презентацията си. Гъвкавост, гъвкавост и пак гъвкавост – така често невъзможното става лесно постижимо. А това, което отличава победителите от победените, е волята да се подготвят за победата!